Automatisierte Rechnungsverarbeitung – ein digitaler Claims-Roboter für AGILA
Wenn Bello und Minka zum Tierarzt müssen, kann es schnell teuer werden. Viele Tierbesitzer schließen deshalb eine Versicherung ab. Der Haustierversicherer AGILA verzeichnet hierdurch ein positiv entwickelndes Geschäft. Die Tierarztrechnungen können per Post oder, wie es immer öfter geschieht, per E-Mail oder per App eingereicht werden. Durch die Menge der eingereichten Rechnungen besteht bei AGILA ein deutlich höherer Bearbeitungsaufwand für die Leistungsbearbeitung. Für einen effizienteren Prozess unterstützt die Verarbeitung nun ein digitaler Roboter.
Digitale Prozessunterstützung
Um den Prozessablauf der zu bearbeitenden Rechnungen zu beschleunigen, wurde im Rahmen eines Vorprojekts das Bestandsführungssystem auf mögliche Verbesserungen geprüft. Schnell wurde erkannt, dass Effizienzgewinne nicht durch eine Optimierung der Oberfläche, sondern in Form einer digitalen Prozessunterstützung erreicht werden können. Basierend auf der hauseigenen iCore Plattform realisierte insinno ein Robotic-Process-Automation-System, das Rechnungen eigenständig entgegennimmt. Mithilfe von Texterkennung werden die Rechnungen mit den Vertrags- und Kundendaten abgeglichen und so der Leistungsfall digital erstellt und im Bestandsführungssystem verbucht.
Sven Knoop, Leiter Kundenservice bei AGILA, ist begeistert:
„Nach nur drei Monaten konnte das neue System 25 Prozent der eingehenden Fälle dunkel verarbeiten, das heißt, ohne dass auch nur ein Mitarbeiter einen Handgriff machen musste. Rechnungserkennung, Digitalisierung der Daten, Evaluierung und Verbuchung übernimmt nun der Roboter. Das hilft uns insbesondere in Stoßzeiten, wie z.B. an Weihnachten oder bei einer Krankheitswelle und entlastet unseren Kundenservice spürbar. Nicht zuletzt führt der optimierte Prozess zu einer Kostensenkung.“
Herausforderung durch abfotografierte Rechnungen
Bei Rechnungseingängen mit geringer Bildqualität konnte es zu einer fehlerhaften Erkennung und damit auch zu einer Falschauszahlung von Beträgen kommen. Abhilfe schaffte ein spezielles Regeltool in iCore. Hierfür wurden gemeinsam mit der Fachabteilung Kriterien definiert, die eine Durchverarbeitung absichern können.
Eine weitere Herausforderung war die hohe Anzahl der unterschiedlichen Eingangskanäle. Auf Grundlage einer Inputanalyse wurden diese priorisiert und nacheinander in das neue System integriert. Inzwischen sind zwei Apps, ein Kundenportal, ein Onlineformular, diverse Tierarztsysteme und eine stationäre Scanstation an den neuen Leistungsprozess angeschlossen. Zudem werden auch E-Mails, die Rechnungen enthalten, direkt an iCore zur Verarbeitung weitergeleitet.
Benefits
- Effizientere und höhere Bearbeitungsrate der Leistungsfälle
- Entlastung der Mitarbeiter in der Administration
- Fokus auf Kerngeschäft in der Beratung und Service wieder möglich
- Erfüllung hoher Sicherheitsvorgaben durch inhouse-Installation
- Optimierung der bestehenden Prozesse und somit deutlich geringere Projektkosten und -risiken
Hard Facts
- Erster Einsatz nach nur zwei Monaten dank Proof-of-Concept-Methode
- 25 % Dunkelverarbeitungsquote nach nur drei Monaten
- Ca. 30.000 dunkel verarbeitete Rechnungen seit Einführung der Lösung
- Sichere Entwicklung bei insinno auf der Open-Telekom-Cloud
- Erprobter DevOps-Ansatz für eine optimale Umsetzung bei der Kundeninternen IT
„Wir waren insbesondere beeindruckt, wie das insinno Team mit Fokus auf den Kundennutzen und Digitalisierungsquote die Realisierung in Rekordzeit vorangetrieben hat. Die Mischung aus Cloudstrategie und Inhouse-IT mit Fokus auf diesen Prozess sowie klare Projektverantwortlichkeiten brachte den Erfolg.“
Marco Brandt – Division Leiter Digitalisierung, WERTGARANTIE Group
